«Приходите к восьми» — для первой волонтёрской смены этого мало. До выхода из дома выясните, где собираются помощники, кто ваш координатор, что вам поручено и как предупредить об опоздании. На спортивном событии вход для зрителей и точка сбора команды могут находиться в разных местах.
Уточните роль до начала смены
На местном забеге, школьном турнире или соревновании спортивного клуба задачи у волонтёров разные. Кто-то помогает участникам найти регистрацию, кто-то направляет зрителей, раскладывает воду или дежурит на контрольной точке. От поручения зависят время прибытия, одежда и правила безопасности. Лучше уточнить всё заранее: перед стартом у координатора обычно сразу несколько срочных дел.
Напишите организатору и спросите:
- Где точка сбора волонтёров и как туда попасть, если входы для публики ещё закрыты?
- Во сколько инструктаж, когда заканчивается смена и будет ли перерыв?
- Кто ваш координатор, как с ним связаться и кому сообщить об опоздании?
- Какова ваша основная задача и может ли место работы меняться?
- Выдают ли жилет, бейдж, перчатки или другие необходимые вещи?
- Есть ли доступ к питьевой воде, туалету и месту для личных вещей?
Если событие проходит на улице, узнайте, что делать при дожде или изменении расписания. Можно спросить и о напарнике: рядом с опытным волонтёром проще освоиться на площадке, разобраться в маршрутах и порядке общения команды.
Где заканчиваются ваши полномочия
«Помогать на соревновании» не значит решать любой возникший вопрос. Волонтёр у трассы не меняет маршрут, помощник на входе не устанавливает правила допуска, а человек на регистрации не объявляет решение судей. Выясните, что можно решить самостоятельно, а что нужно передать координатору, судье, ответственному за безопасность или медикам. Если ответа нет, лучше сказать «я уточню», чем уверенно ошибиться.
Рассчитайте дорогу и время прибытия
Адрес стадиона ещё не указывает на вашу рабочую точку. Карта может привести к главным воротам, хотя волонтёров встречают у служебного входа или стола регистрации. Сохраните схему, название входа и телефон координатора так, чтобы открыть их без интернета. Если место незнакомое, заранее проверьте остановку транспорта и путь от неё пешком.
Приезжайте к инструктажу, а не к старту соревнования. Но и появляться задолго до назначенного времени не нужно: можно помешать подготовке площадки. Если организаторы указали интервал сбора, придерживайтесь его. Задерживаетесь — напишите координатору, где вы и когда сможете прибыть. Без предупреждения задачу, рассчитанную на ваше присутствие, сложнее перераспределить.
Соберите вещи под задачу и погоду
Для работы у входа и вдоль трассы набор вещей будет разным. В любом случае одежда не должна стеснять движения, а руки лучше держать свободными. Если предстоит долго стоять или ходить, выбирайте удобную закрытую обувь. Для смены на улице предусмотрите защиту от дождя или солнца по погоде, в прохладу — дополнительный слой одежды. Требования организатора к форме и вещам на площадке обязательны.
В небольшой рюкзак обычно стоит положить:
- заряженный телефон и, если нужен, внешний аккумулятор;
- воду и привычный перекус, если питание не предусмотрено;
- документ, который попросили взять для допуска, и сохранённые инструкции;
- личные необходимые вещи, в том числе защиту от погоды;
- блокнот и ручку, если придётся записывать вопросы или передавать информацию.
Не приносите без согласования свою рацию, дорожные знаки, аптечку «для всех» или инвентарь для разметки. На площадке оборудование размещают по общему плану: даже указатель, поставленный с добрыми намерениями, может отправить людей не туда. Личную воду и перекус не смешивайте с запасами для участников.
Оцените физическую сторону смены
Даже работа у стойки информации может означать несколько часов на ногах, а дежурство на трассе — переходы между точками. Если вам трудно долго стоять, поднимать тяжести, работать на жаре или перемещаться по предложенному маршруту, сообщите об этом до распределения ролей. Так проще подобрать подходящую задачу. Материал носит информационный характер и не заменяет консультацию специалиста: физическую нагрузку наращивайте постепенно, а при проблемах со здоровьем обращайтесь к врачу.
На инструктаже запишите не всё, а главное
Перед сменой выясните, где стоять, кто даёт вам указания и что делать в нестандартной ситуации. Особенно важны границы рабочей зоны: можно ли выходить на трассу, где проходят спортсмены, какие проходы нельзя перекрывать и кто вправе остановить движение. Уточните, как команда сообщает об изменениях — лично, в чате или по рации. На случай потери связи узнайте, где искать ответственного.
Повторите координатору задание своими словами: «Я направляю участников к регистрации у северного входа, а вопросы о допуске передаю вам». Такая проверка помогает обнаружить ошибку до того, как соберётся очередь. Если инструктаж проходит быстро, запишите имя ответственного, место встречи на перерыве и порядок передачи поста.
Как общаться с участниками и зрителями
К волонтёру нередко обращаются и с вопросами, за которые отвечает другая команда. Давайте короткие, проверенные указания с понятным ориентиром: «Регистрация за этим зданием, вход со стороны площадки» полезнее, чем «идите туда». Если маршрут изменился, опирайтесь на свежие указания координатора, а не на вчерашнюю схему.
Когда человек торопится или расстроен, говорите спокойно. Не обещайте исключений из правил, не обсуждайте чужие персональные данные и не фотографируйте участников для публикации без разрешения и с соблюдением правил организатора. Если ребёнок потерял сопровождающего, сразу привлеките ответственного и действуйте по установленному на площадке порядку. Не уводите ребёнка самостоятельно искать взрослых.
С помощью в доступе на площадку тоже не стоит торопиться. Сначала спросите, что человеку нужно, затем подскажите доступный маршрут или позовите ответственного за него. Если проход перекрыт, не отправляйте гостя в случайный обход — проверьте утверждённый путь.
Безопасность важнее темпа работы
На каждой площадке есть свой порядок действий при травмах, непогоде, пропаже вещей и других происшествиях. Волонтёру нужно знать, кого вызвать, а не подменять ответственных. При подозрении на экстренную ситуацию сразу следуйте инструкциям организатора по вызову помощи. Если угроза непосредственная, а связи с командой нет, звоните в местные экстренные службы. Назовите точное место и расскажите, что видите, без диагнозов и пересказа слухов.
Не выходите на дистанцию ради удачного кадра, упавшего стаканчика или короткого пути к коллеге. Спортсмены могут двигаться быстро и не ожидать человека перед собой. Заметили препятствие — сообщите ответственному за участок и следуйте его указаниям. При конфликте у входа волонтёр также не должен самостоятельно удерживать людей или решать спор о допуске.
Следите и за своим состоянием. Если нужны перерыв, вода или другая задача, предупредите координатора до того, как уйти с поста. Не оставляйте участок без согласованной подмены и не передавайте свою роль случайному зрителю — особенно там, где люди рассчитывают на ваши указания.
Перед уходом передайте пост
Когда время смены вышло, не уходите с участка без предупреждения. Уточните, кто вас сменяет, и передайте важные изменения: какой вход закрыли, где появилась очередь, какие вопросы остались без ответа. Верните выданные жилет, бейдж или рацию по правилам организатора — проверьте, не оказались ли они среди ваших вещей.
Если вас попросят поделиться наблюдениями, говорите конкретно. «Указатель к регистрации не был виден от остановки» поможет следующей команде больше, чем «навигация плохая». Перед уходом проверьте сообщения координатора: там может быть уточнение о возврате оборудования или месте следующего сбора.
